home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ShareWare OnLine 2 / ShareWare OnLine Volume 2 (CMS Software)(1993).iso / database / auc21.zip / AUCTION.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-01-31  |  13KB  |  303 lines
  1.                                    MikeSoft
  2.                                Software Products
  3.                                 P.O. Box 29161
  4.                                Columbus Oh 43229
  5.  
  6.                                    Presents
  7.  
  8.  
  9.                                 THE AUCTIONEER
  10.                                   Version 2.0
  11.                                 Evaluation Copy
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16. 1. LAPTOP SUPPORT:
  17.   Monochrome laptops (or PCs) are supported automatically, the program checks
  18. for monochrome and if found operates in black and white. Laptops that support
  19. color with shades of blue, silver etc. may be hard to read because the shades
  20. for two colors are too close. To over come this, Auctioneer can be started to
  21. force monochrome. Execute auction with a /m to force monochrome, eg.;
  22.  
  23.   C:\>auction /m
  24.  
  25.  
  26. 2. AUCTION MENUS:
  27.   To move the light bar at any Auction menu use the up/down arrow keys.
  28. Press Enter to select an option, press Esc or select Quit to return to the
  29. previous menu.
  30.  
  31.  
  32. 3. INSTRUCTIONS:
  33.   Instructions/messages are displayed at the bottom of the screen. When a
  34. decision is to be made by the user such as 'Input more? [Y]/N?' the
  35. letter enclosed in brackets is the default. Pressing Enter on this
  36. example will select Y (yes). If the default is not desired you must press
  37. the proper letter (upper or lower case).
  38.  
  39.  
  40. 4. SALE INFORMATION:
  41.  a. SELECT SALE - When Auctioneer is started sale number 1 is made the
  42. default sale. If this is the desired sale there is no need to select a
  43. sale. However, if there is more than one sale on file and you want a sale
  44. other than number one, use the Select Sale option in Sale Information.
  45.  
  46.  b. ADD SALE - When starting an auction for the first time sale
  47. information must be entered. Select Sale Information at the main menu,
  48. then select Add Sale. The system will provide the sale number. Enter the
  49. appropriate information. None of the sale information is mandatory, to
  50. bypass any item press Enter at that item. Add as many sales as needed.
  51. Data for each sale is kept in separate files and can be changed or
  52. deleted at any time.
  53.  
  54.  c. CHANGE SALE - Sale information can be changed at ant time by using
  55. the Change Sale option. Enter the sale number and change sale data as
  56. needed.
  57.  
  58.  d. DELETE SALE - When a sale is complete all data on the sale is removed
  59. from the system using the Delete Sale option. Before deleting, the user may
  60. optionally save the Bidder file to an ASCII file for further reference. The
  61. file may be saved to ASCII without deleting the sale by pressing N (no) at the
  62. following Delete Sale? prompt.
  63.  
  64.  e. Data elements for Sale Info are;
  65.  
  66.       Sale ID             max 30 characters
  67.       Sale Number         assigned by system
  68.       Auctioneer Name     max 30 characters
  69.       Auctioneer Address
  70.       Street              max 20 characters
  71.       City, Zip Code      max 35 characters
  72.       Phone Number        max 10 numerics
  73.       Bidder Surcharge    max 99.99
  74.       Seller Surcharge    max 99.99
  75.       Tax Rate            max 99.9 %
  76.       Local Tax Rate      max 99.9 %                     2.0
  77.       Date of Sale        mm/dd/yy
  78.       Country             U (U.S.) or C (Canada)         2.0
  79.       Lots                Y/N                            2.0
  80.  
  81.  
  82. Note: The Install Disk comes with sale number one on file with no
  83. entries. To setup the first sale after installation choose CHANGE SALE, enter
  84. the number 1, and fill in the sale information.
  85.  
  86.  f. NEW FEATURES - Version 2.0 has added the following new features to
  87. Sale Information;
  88.  
  89.    1. Local tax rate - optional, if zero will not appear on Bill-of-Sale
  90.    2. Country - U.S. or Canada (default is U.S.) Affects terminology,
  91.       eg. State for U.S. Providence for Canada.
  92.    3. Lots - Yes or No. If yes, inventory is input by Lot. Sale Recap then
  93.       reports tracking information about each Lot.
  94.    4. Save Bidder file to ASCII - see Delete Sale.
  95.  
  96.  
  97. 5. INVENTORY MAINTENANCE:
  98.  a. ENTER INVENTORY - The system will assign the Item Number. Enter
  99. quantity, Description, Owner Number, and owner information. Owner
  100. information need only be input the first time, once on file the system
  101. will display owner information when the owner number is entered. If the
  102. owner is on file but the owner number is not known, enter 0 and a list of
  103. all owners on file will be displayed. While entering an item, if you wish
  104. to abort the item, enter 0 quantity and the item will not be put on file.
  105. Details of the item may be entered by pressing Y at the Details ? prompt.
  106.  
  107.  b. DELETE ITEM - To delete an item from inventory choose Delete Item and
  108. enter the Item Number. If the Item Number is not known, press Enter with
  109. no entry to select item from Inventory Window. Scroll the light bar with
  110. up/down arrow keys until the item is on the light bar. Press Enter to
  111. select item to delete or press left arrow key to abort delete.
  112.  
  113.  c. QUERY INVENTORY - To view or change an item choose Query Inventory
  114. and enter the Item Number. If the number is not known, press Enter
  115. without entering a number to go to the Inventory Window. Use up/down
  116. arrow keys to scroll the light bar. Once the item to select is on the
  117. light bar, press Enter to exit the window and make changes to item. To
  118. exit the window with no selection press the left arrow key. To view the
  119. item and make no changes press F2 when the desired item is on the light
  120. bar.
  121.  
  122.  e. Data elements for Inventory Maintenance are;
  123.  
  124.       Item Number         assigned by system
  125.       Lot Number          max 99999                                     2.0
  126.       Item Quantity       max 99999
  127.       Item Description    max 30 characters
  128.       Details             Y/N If yes enter free-form details, no limit  2.0
  129.       Owner Number        1-99
  130.       Vendor Number       optional max 10 characters
  131.       Owner Name          max 30 characters
  132.       Owner Address
  133.       Street              max 20 characters
  134.       City, State(Prov)   max 30 characters
  135.       Zip Code            max 7 characters (alfa/numeric for Canada)
  136.  
  137.  f. NEW FEATURES - Version 2.0 has added the following new features to
  138. Inventory Maintenance.
  139.  
  140.    1. Optional Details of item, if Yes enter free-form details of the item.
  141.       Some word processing features apply, press F1 for Help.
  142.  
  143.    2. Lots - If Lots is Yes in Sale Information, a prompt will appear for
  144.       the Lot Number.
  145.  
  146.  
  147. 6. BIDDER MAINTENANCE:
  148.  a. ADD BIDDER - To add new bidders choose Add Bidder. Enter appropriate
  149. information.
  150.  
  151.  b. CHANGE BIDDER - Once a bidder is on file, if changes are necessary
  152. choose Change Bidder. If bidder number is not known, press F2 when prompted
  153. to pick bidder from the bidder list.
  154.  
  155.  c. Data elements for Bidder Maintenance are;
  156.  
  157.       Vendor Number       optional 10 characters
  158.       Bidder Number       assigned by system
  159.       Bidder Name         max 30 characters
  160.       Bidder Address
  161.       Street              max 20 characters
  162.       City, State(Prov)   max 30 characters
  163.       Zip Code            max 7 characters (alfa/numeric for Canada)
  164.       Phone Number        max 12 numerics
  165.       Bidder Fee          max 99.99
  166.       Credit Limit        max 9,999,999.
  167.       Credit ID           max 30 characters
  168.       Tax Exempt          Y/N                                   2.0
  169.       Local Tax Exempt    Y/N                                   2.0
  170.  
  171.  f. NEW FEATURES - Version 2.0 has added the following new features to
  172. Bidder Maintenance.
  173.  
  174.    1. Tax Exempt - If Yes, tax will not be added to Bill-of-Sale.
  175.  
  176.    2. Local Tax Exempt - If Yes, local tax will not be added to
  177.       Bill-of-Sale.
  178.  
  179.    3. Vendor Data Base - A data base of all vendors is maintained and
  180.       available to all sales. When a vendor number is entered, the data
  181.       base is searched and if found all information on the vendor is filled
  182.       in. If not found the information given will be recorded for future
  183.       reference.
  184.  
  185.  
  186. 7. CONDUCT A SALE:
  187.  a. ENTER ITEM TO SELL - Choose this option to sell an item if the Item
  188. Number is known. Pressing Enter with no entry or Press Esc to return
  189. to the menu with no sale. If an item is selected for sale that has
  190. already been sold, indicated by an asterisk next to the item name in the
  191. Inventory Window, a message will be displayed at the bottom of the screen
  192. and another item must be re-entered.
  193.  
  194.  b. GET ITEM FROM WINDOW - Choose this option to select an item to sell
  195. from the Inventory Window. Use up/down arrow keys to scroll light bar.
  196. Press Enter when the light bar is on the desired item. Press Esc to abort.
  197.  
  198.  c. BID ON ITEM - New to version 2.0. Enter a bid on any item. When all
  199. bids are in, select Enter Item to sell, enter the item number, then select
  200. Pick Bidder. The system will then select the highest bid with the earliest
  201. date (if bids were entered on different dates).
  202.  
  203.  d. QUIT, NO SALE - This option aborts the sale and returns to the
  204. previous menu.
  205.  
  206.  e. SELL ITEM - To sell an item, enter the bidder number, the quantity
  207. being sold, and the amount of the sale. If the bidder number is not
  208. known, press F2 for a list of all bidders. The bidders name will be
  209. displayed by the system. To abort the sale, enter 0 in the quantity field
  210. and continue to press Enter until a No Sale is displayed. If the quantity
  211. of an item is one, or when the last one is sold, an asterisk is displayed
  212. in the right most column of the item in the Inventory Window. If the bidder
  213. has a credit limit and the total items bided plus the current item exceeds the
  214. credit limit, the system will not permit the sale of the current item. In
  215. order to sell the item, go to Bidder Maintenance and increase the bidders
  216. credit limit.
  217.  
  218. Note: When entering price, enter unit price only if sale is by the unit. If
  219. price is for the total sale, press enter or down arrow key at Unit price.
  220. If sale is by the unit, enter unit price and press Enter at Total price
  221. with no entry, total will be calulated and displayed.
  222.  
  223.  f. PICK BIDDER - Use only if bids were entered with the Bid on Item option.
  224. When selected, the system will search for the highest bid with the earliest
  225. date. If no bidders are found, a message will display in the lower left of
  226. the screen and the item will remain un-sold.
  227.  
  228.  g. Data elements for Bidder Maintenance are;
  229.  
  230.       Item Number         assigned by system
  231.       Bidder Number       max 9999
  232.       Quantity Sold       max 9999
  233.       Unit Price          max 999,999.99
  234.       Total Price         max 999,999.99
  235.  
  236.  
  237. 8. BILLING:
  238.  a. PRINT ALL BILLS - This option will print a Bill-of-Sale for all
  239. bidders on the printer connected to LPT1.
  240.  
  241.  b. SELECTIVE PRINT - This option will print or display a Bill-of-Sale
  242. for a single bidder. Enter the number of the bidder, press Enter with no
  243. entry or enter 0 to abort print.
  244.  
  245.  c. PRINT BILL - This option will print a Bill-of-Sale for the selected
  246. bidder on the printer.
  247.  
  248.  d. DISPLAY BILL - This option will display the Bill-of-Sale for the
  249. selected bidder on the screen.
  250.  
  251.  
  252. 9. SALE RECAP:
  253.  a. PRINT SALE RECAP - This option prints a sale recap to the printer.
  254. The Buyer Recap shows a summary of each bidders purchases. The Sale Recap
  255. shows total items to be sold, total items sold, total item cost (before
  256. tax and surcharge), total bidder fees, total taxes charged, and gross
  257. sale income (total of item cost, bidder fees, and tax).
  258.  
  259.  b. DISPLAY SALE RECAP - This option displays the sale recap on the
  260. screen. The recap can be displayed at any time during a sale to see how the
  261. sale is going.
  262.  
  263.  c. OPTIONS - The Buyer, Seller, Lot, or Inventory recaps may be toggled
  264. on or off in any combination. A recap that is toggled off will not be printed
  265. or displayed.
  266.  
  267.  
  268. 10. OPTIONS:
  269.  a. PRINTER PORT - The default printer port is PRN (LPT1). The port may be
  270. changed to LPT2, LPT3, COM1, COM2, or COM3. Once changed, the default printer
  271. port will be the new port each time the program is executed.
  272.  
  273.  b. TOGGLE SOUND - Sound may be toggled on or off with this option. Once
  274. changed, sound will remain on or off each time the program is executed.
  275.  
  276.  c. DEFAULT COUNTRY - The default country may be changed by entering U for
  277. U.S. or C for Canada. Prompt for country may be set to yes or no. When set
  278. to yes, the program will prompt for country when adding or changing Sale
  279. Information, when set to no, the program will by-pass the country entry.
  280.  
  281.  d. COMPANY NAME - Five lines with 25 characters are provided for your
  282. company name, address etc. The information entered will be printed on each
  283. bill-of-sale. (Not included in Evaluation Copy)
  284.  
  285.  e. LABELS - Mailing labels may be printed from the currently selected
  286. bidder file.
  287.  
  288.  f. Backup - Use to back-up/restore all auction data files. (Not included in
  289. Evaluation Copy)
  290.  
  291.  
  292. 11. HELP:
  293.   a. Context Sensitive Help -
  294.  Help is available when entering data. Before entering the data, press F1
  295. for help on the data being entered.
  296.  
  297.   b. User Updateable Help -
  298.  Auctioneer has a unique feature that gives users the ability to update help
  299. screens. Add your own notes to any help screen by pressing F10 at the screen
  300. to be changed. Press Ctrl-W to save the changes and your notes will be there
  301. when ever needed.
  302.  
  303.